Ms Word me Mail Merge kya hai

What is Mail Merge in Ms Word ?
एमएस वर्ड में मेल मर्ज क्या है ?

आज के Post में हम Word Processor  में Mail Merge क्या है तथा Mail Merge कैसे करते है। इसके बारे में जानेंगे। 

मेल मर्ज क्या है ? (What is Mail Merge ?) 

Mail का अर्थ पत्र तथा Merge का अर्थ मिलाना होता है। Mail Merge, Ms Word की एक Important Facility Provide करती है। जिसके व्दारा हम एक ही पत्र (Letter) को बहुत से लोगो को एक साथ भेज सकते है। 

Mail Merge करने के लिए दो प्रकार की Files का Use होता है Main Document and Data Source. Main Document में Letter का मुख्य भाग होता है, जो सभी Letters में एक समान होता है। Data Source एक ऐसा Data Base है, जिसमे जिन्हे Letter भेजना चाहते है। उनके संबंध में जानकारी जैसे- Name and Address etc लिखे होते है। इन दो प्रकार की Files को तैयार करके मिलाने को Mail Merge कहते है। 

Mail Merge के व्दारा हम Email, Envelope, Label आदि भी तैयार कर सकते है। जब Group में Letter तैयार होती वहा पर Mail Merge का Use करते है। जैसे Admit Card, Invitation Letter, Office Letter etc. 

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Process of Mail Merge  

Mail Merge करने के Process निम्न प्रकार है -

Go-to Mailing Menu → Start Mail Merge → Step by Step Mail Merge Wizard 

Process of Mail Merge

Step 1 ➩ Mail Merge Option Click करते है, तो Mail Merge का Dialog box Open होता है। इसमें किस प्रकार के Document पर Work करना है। उसे Select करते है - जैसे Letter, Email etc और Next Button पर Click करते है। 

Step 1

Step 2 ➩ इसमें यह Select करते है कि किस Document में Work करना है। उसको Select करके Next Button पर Click करते है। 

 Step 2

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Step 3 ➩ इस Dialog box में पहले से जो Database बना हो उसे Select करते है, या New Database बनाते है। 

Step 3 

New Database बनाने के लिएType a New List को Select करते है और Create पर Click करने पर एक Dialog box Open होता है। उससे Database बनाते है।

New Address List 

यहां पर Unnecessary Field को Delete करते है। New Field को add कर सकते है। पहले से बने हुए Field को Rename भी कर सकते है। फिर Close Button पर Click करके Database को Save कर लेते है और Next Button पर Click करते है। 

Step 4 ➩ इस Dialog box से Greating Line and Items को Document में Insert करते है और Next Button पर Click करते है।

 Step 4

Step 5 ➩ इस Dialog box में हम Letter का Preview देख सकते है। 

 Step 5

Step 6 ➩ Merge Option के अंदर Edit Individual Letter पर Click करे। Merge New Dialog box open होगा। Merge Records Option में किसी एक को Select करके Ok Button पर Click करे।  

 Step 6

 इस तरह हमारा Mail Merge Complete हो जाता है।  

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Divya Kosale

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